Studiu de caz: Comunicarea digitală într-o fabrică: cum Ertex a eliminat costurile de printare și își menține angajații informați de la distanță

Despre client

Activând de mai multe decenii în industria textilelor, clientul nostru este specializat în proiectarea și confecționarea de țesături fine pentru casă și vestimentație. Ertex International își desfășoară activitatea în Brașov, cu o echipă de peste 200 de angajați. Inovația și tehnologizarea, alături de investiția într-un mediu cât mai productiv de lucru, sunt elemente cheie care ghidează strategia de business a clientului și care l-au motivat să adopte o soluție de afișaj digital.

Cerințe și provocări

Informarea angajaților și menținerea unui dialog intern relevant și coerent sunt o adevărată provocare într-o fabrică. Mediul de lucru este unul extins, agitat și permanent înconjurat de utilaje robuste și periculoase, iar personalul este dispersat pe departamente în diferite zone ale fabricii. Totodată, regulile de siguranță, protocoalele și procedurile de lucru au o importanță majoră în orice mediu industrial, pentru că securitatea angajaților este pe primul loc. Astfel, aceste mesaje critice care au rolul să reducă riscul accidentelor de la locul de muncă, necesită o semnalizare eficientă și un grad cât mai mare de vizibilitate. Acest lucru este greu de atins printr-o comunicare statică, care, în cele din urmă, este dificil de actualizat și e ușor trecută cu vederea de către angajații din fabrică.

Din dorința de a semnaliza mai eficient informațiile de la avizier, de a îmbunătăți comunicarea internă și de a crește standardele de securitate, clientul nostru s-a hotărât să facă o schimbare. Până în acest moment, anunțurile, informările și mesajele organizatorice erau afișate pe postere de hârtie, iar fiecare actualizare de conținut se tranforma într-o luptă cu morile de vânt: nenumărate drumuri dintr-un colț în altul al fabricii pentru printarea afișelor, ore în șir dedicate lunar acestui proces greoi și un consum impunător de resurse pentru afișarea unor informații statice, care oricum nu atrăgeau atenția angajaților.

Zilnic, 45% din totalul de hârtie printată din fabrică ajunge la coșul de gunoi. Pentru afișarea a 15 postere la avizier, în mod ideal s-ar folosi 15 coli de hârtie, însă, din cauza erorilor umane, se poate consuma o cantitate de resurse 2, 3, sau chiar de 4 ori mai mare. Folosirea hârtiei în comunicarea cu angajații nu doar că genera o risipă necontrolată, ci implica și multe costuri. Chiar dacă la o primă vedere, între prețul unei foi de hârtie și a unui ecran nu există termen de comparație, în timp, fiecare eroare și actualizare de conținut crește prețul comunicării prin afișele de hârtie. Pe lângă hârtia propriu-zisă, afișele tradiționale necesită instrumente pentru printare, energie electrică, cerneală, iar dacă pentru pregătirea materialului dedicat afișării se contractează o agenție terță, costul este și mai mare.

Soluția

Ca proiect pilot pentru digitalizarea comunicării interne, Spectro:o a propus clientului să înlocuiască un avizier tradițional cu 15 ecrane, pe care acum le administrează prin interfața intuitivă Spectro:o. Ecranele comunică cu platforma web prin intermediul playerelor montate la fiecare monitor în parte, astfel, întreaga rețea de digital signage poate fi gestionată remote, de la orice PC, calculator, sau chiar și smartphone.

Accesul colaborativ la platformă permite personalului din mai multe departamente (resurse umane, producție, controlul calității, achiziții) să centralizeze conținutul dedicat informării angajaților și să-l planifice conform strategiei de afișaj digital. În acest fel, colaborarea între departamente este posibilă indiferent de locul unde s-ar afla echipa.

Ertex a ales să folosească soluția de afișaj digital Spectro:o datorită următoarelor avantaje:

✅ Ușor de utilizat chiar și de către o persoană care nu deține cunoștințe tehnice. Platforma Spectro:o a fost dezvoltată după principiul accesibilității: simplu de implementat, intuitivă în utilizare, compatibilă cu orice tip de ecran cu intrare HDMI.
✅ Datorită setului complet de funcționalități ale platformei, clientul își administrează conținutul după bunul său plac. Are libertatea de a afișa conținut multimedia divers: de la imagini în format diferit până la pagini web și streaming radio. Mai mult decât atât, clientul poate opta pentru template-uri personalizate, pregătite special pentru el de către echipa Spectro:o.
✅ Procesul de comunicare cu personalul a devenit mai simplu și mai rapid. Angajații nu mai petrec ore în șir pentru actualizarea conținutului de pe afișe, iar afișajul poate fi programat în platformă chiar și pentru un an în avans.
✅ 15 ecrane conectate la platformă pot deveni fără dificultăți 150 sau 1500. Cu Spectro:o, clientul poate afișa conținut pe oricâte ecrane are nevoie, chiar și în diferite săli, hale sau locații.

Rezultate

Deși este format din doar 15 ecrane, noul avizier digital implementat în fabrică a adus rezultate în ceea ce privește eficiența operațională în procesul de comunicare cu personalul și informarea acestuia într-un mod dinamic și atractiv. Chiar dacă angajații erau obișnuiți cu imaginea clasică a unei recepții aglomerate cu afișe de hârtie, certificări înrămate și anunțuri lipite unul peste altul, avizierul digital le captează atenția și le atrage privirea ori de câte ori intră sau părăsesc locul de muncă.

În perioada de pandemie, când echipele de suport au optat pentru munca în regim home office și doar angajații din departamentul de producție și mentenanță lucrau în fabrică, comunicarea internă nu a avut de suferit. Personalul responsabil de informarea echipelor actualiza mesajele digitale prin Spectro:o Digital Signage, nefiind nevoiți să se deplaseze la birou sau să întrerupă demersurile de comunicare internă.

Datorită afișajului digital, Ertex comunică în timp real mesaje relevante, pe ecranele potrivite, din orice colț al lumii. Eficiența operațională, centralizarea comunicării, productivitatea echipei – nu mai sunt doar o fantezie. Cu Spectro:o, oricine poate comunica mai rapid, mai atractiv și mai eficient.